Más opciones para gestionar contratos en BILLmanager

Anteriormente, BILLmanager estaba diseñado para trabajar bajo un contrato de oferta. Se creaba una oferta para un cliente y se aplicaba a todos los tipos de productos. También se podía crear un contrato de servicio manualmente. Sin embargo, los actos de aceptación de trabajo solo podían asignarse a uno de los contratos.

En la práctica, no todos los clientes en el segmento b2b están dispuestos a trabajar bajo este esquema. Algunos necesitan un contrato en papel firmado, y a veces hay que firmar uno por cada compra. Algunos clientes realizaban ajustes al texto original.

Por eso hemos ampliado las capacidades para gestionar contratos. Permíteme explicar las nuevas funciones con más detalle.

BILLmanager ahora admite dos tipos básicos de contratos: una oferta y un contrato de servicio con configuraciones adicionales.

El contrato de oferta se celebra electrónicamente al registrar al cliente o al pagar el pedido. BILLmanager sigue admitiendo este tipo de contrato, por lo que no me detendré en él en este artículo. Puedes consultar la documentación del producto para obtener más detalles sobre cómo configurar el contrato de oferta.

Sin embargo, vale la pena hablar más sobre el contrato de servicio, ya que le hemos añadido muchas mejoras.

Contrato de servicio: nuevas opciones de configuración

Los contratos de servicio pueden celebrarse en papel o a través del sistema de intercambio de documentos electrónicos. Pueden ser:

• estándar, con condiciones estándar;
• individuales, cuando el cliente realiza ajustes al texto original.

Los contratos pueden celebrarse para todas las compras (marco) o por separado para cada compra.

Para distinguir estos tipos en el sistema, añadimos atributos a los contratos modelo (sección Proveedores -> Empresas -> Contratos):

• no estándar;
• crear un contrato por cada compra.

También añadimos la posibilidad de dividir los contratos modelo por tarifas, además de la ya existente división por tipo de producto. Añadimos la capacidad de crear contratos de servicio automáticamente, incluso con cada compra, si así se especifica en el contrato modelo. Se modificó la generación de los Actos de Desacuerdo para que se atribuyan a contratos separados.

Cómo se ve ahora

Ahora, los escenarios para crear contratos con el cliente pueden ser los siguientes:

Contrato de oferta

Un contrato de oferta se crea, como antes, automáticamente al registrar al pagador en el área del cliente o al pagar los servicios. Si el cliente está dispuesto a trabajar bajo un contrato de oferta, todo sigue igual.

Contrato de servicio

Si el cliente necesita celebrar un contrato de servicio en papel, debe contactar a un representante de la empresa. El representante debe averiguar:

• ¿El cliente está satisfecho con el texto del contrato estándar?
• ¿El cliente estará satisfecho con la celebración de un contrato marco o se requiere un contrato por cada compra?

Contrato de servicio estándar

Si el cliente está satisfecho con el texto del contrato estándar, basta con que un empleado lo asigne a un grupo:

• clientes que trabajan bajo contratos marco estándar;
• clientes que trabajan bajo contratos estándar por cada compra.

Entonces, BILLmanager creará automáticamente un contrato, ya sea una vez por compra o cada vez que se adquiera un nuevo servicio.

Contrato de servicio individual

Si el cliente desea modificar el texto estándar, el contrato en BILLmanager debe crearse manualmente, indicando un modelo con el atributo "individual", una vez acordados todos los detalles. Puedes adjuntar un archivo con el texto actual al contrato creado, especificar un comentario y el período de validez.

Si el contrato es válido solo para un servicio, es decir, no es un contrato marco, se recomienda realizar inmediatamente un pedido para el cliente y especificar el servicio en el contrato del pedido, para que luego se genere un acto de aceptación correcto.

Generación de actos de aceptación de trabajo

Si el cliente tiene varios servicios activos bajo diferentes contratos, se generarán varios actos de aceptación de trabajo. Los actos indicarán el contrato al que pertenecen los servicios.

Cómo configurar el trabajo con contratos

Para que todas las nuevas funciones en BILLmanager funcionen correctamente, realiza las siguientes acciones.

1. Crea nuevos grupos de clientes

Se deben crear nuevos grupos de clientes:

• clientes que trabajan bajo contratos marco estándar;
• clientes que trabajan bajo contratos estándar por cada compra.

2. Configura los contratos modelo

En BILLmanager, debes crear contratos modelo. A continuación se muestra una división básica de contratos por escenario de creación. Los contratos también pueden dividirse por tipo de producto y por tarifa, por lo que puede haber más modelos.

Consulta la documentación para más detalles sobre la configuración de contratos:

Contratos en BILLmanager

3. Organiza el proceso de interacción con los clientes

Un punto importante es establecer procesos comerciales relacionados con la celebración de contratos: describir la secuencia de acciones, crear documentación para los empleados involucrados. Así, incluso con el primer contacto del cliente y para la celebración de contratos individuales, todo irá sobre ruedas para la empresa y sus clientes.